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¿Quien más puede acceder a tu dinero? ¿Quien conoce tu clave? 3 sencillos métodos para dormir tranquilo.

Supongo que no dejas tu dinero al alcance de cualquiera.

Pues te sorprenderías saber cuantas personas lo hacen diariamente.

Y este es precisamente uno de los riesgos que afronta cualquiera que desea conseguir su libertad usando Internet. Dejar su negocio al alcance de cualquier desaprensivo.

En la nueva sociedad en la que nos movemos, todos los días accedemos a algún sitio nuevo en Internet.. Y cada vez debemos identificarnos y dar una clave (password) para poder acceder de modo seguro. Es raro que no te registres algún día en algún servicio.

La mayoría de las personas solo usa una o dos claves (la de los sitios de juego, y la de los sitios de trabajo) para todos sus accesos.

Luego están los que las guardan en un papel, en un documento del ordenador o en el móvil.

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Cómo reemplazar el 100% de tus documentos por una oficina virtual

El fin de los Documentos impresos..

También para el profesional y la pequeña empresa.

Durante muchos años he hablado en grandes empresas de «la oficina sin papel», y he participado en proyectos mastodónticos para sustituir la ingente cantidad de documentos que se generan en una empresa por un sistema digital.
Claro que como profesional no tienes tantos recursos, pero también te puedes beneficiar de una «oficina virtual» que le estuviese disponible en todas partes.
Hace ya muchos años (más de 15) que tengo virtualizado mi negocio y estoy feliz…

Recuerdo que mi gestor administrativo se sorprendía, y todavía se sorprende , cuando me pide algunos documentos y a los minutos los tiene disponibles.
Esta acostumbrado a que sus clientes habituales tengan que pasarse por su oficina a llevárselos en mano.

Desde hace años puedo:

  • Acceder a a cualquier documento desde cualquier parte, sin necesidad de volver a la oficina.
  • Buscar, sin agobiarme, la factura del servidor que compramos hace 5 años y que me reclama el seguro .
  • Comunicar a mi gestor todas las facturas, documentos que necesita sin tener que hacerle ninguna visita personal, excepto para tomarme un café con él.
  • Encontrar el contrato con el banco donde quedaban reflejadas las condiciones ventajosas que me habían ofrecido hace ya 4 años.

Organiza los Documentos

Básicamente soy un desastre guardando y organizando documentos. Los recibo y los amontono según van llegando¿Como puedo vivir con ese desorden?

Cuando trabajaba en grandes empresas, me admiraba la capacidad de «los archivadores» para organizar toda la documentación que entraba en la empresa y saber como localizarla con efectividad.

Claro que, mi negocio necesita unos costes más ajustados. No puedo contratar un secretario para que me archive los documentos. Incluso un asistente personal, prefiero que dedique su tiempo a actividades mas ventajosas. Es mucho más rentable aprender algunos trucos que te permite la tecnología y aplicarlos a tu vida habitual.

Y por eso me puse a buscar herramientas que me permitan encontrar en un par de clics cualquier factura, cualquier contrato, cualquier declaración. Pero comenzaré por explicar algunos conceptos fundamentales para usar estas herramientas o sistemas.  Si no, corremos el mismo riesgo que si cambiamos nuestro antiguo coche diesel por un híbrido fantástico que requiere lo último en gasolina refinada, y hacemos el lleno de diésel..

Todo comienza con dos términos que nos han cambiado la vida sin darnos cuenta:

  1. DIGITALIZAR: Es convertir las cosas a información digital. Puedo convertir documentos, fotos, música,..
  2. INDEXAR y ETIQUETAR: Se usan a menudo las palabras inglesas INDEX y TAG. Consiste en ETIQUETAR tus elementos y crear un un INDICE de donde se encuentran las cosas. Las ETIQUETAS o TAGS se conocen también como PALABRAS CLAVES o KEYWORDS en ingles.

¿Porque son tan importantes estos conceptos?

A continuación te explico..[thrive_lead_lock id=’3277′] como te van a permitir trabajar de modo distinto.

DIGITALIZAR es la clave de la revolución actual. La fotografía, la música, los viajes, los recuerdos, etc.. todo es susceptible de ser digitalizado. Y una vez que las cosas están digitalizadas las puedo procesas con sistemas automatizados muy potentes y diversos.

Esto permite sobre todo:

  • Que este disponible donde quiera (si llega Internet)
  • Poder hacer copias Idénticas de modo inmediato
  • Poder buscar, manipular de la misma manera elementos independientemente de su origen. (Un informe, una factura, una fotografía, una música, etc)

Claro que lo que ocurre entonces es que comienzas a tener tanta información que no sabes donde la has dejado.

Te suena ese disco duro con tantas fotos, con tantos documentos que difícilmente encuentras lo que buscas.

Si eres de los organizados, para evitar esto, pasas buenos ratos clasificando la información. Creas carpetas donde vas dejando cada documento. Una carpeta para las documentos generales de la empresa (escrituras, poderes, avales), otra carpeta para las facturas de compras, otra para las facturas de ventas, y así organizas todo, a semejanza de la contabilidad que te hace tu gestor.

  • Y un día necesitas todos los documentos de una empresa en estos últimos 3 años.
  • O necesitas buscar todos los documentos relacionados con un proyecto concreto.
  • O sea que haces una clasificación pero solo te sirve para encontrar la información de una manera.

Las ETIQUETAS e INDEXAR te permiten trabajar de otra manera diferente.

Al recibir un documento, le pones una etiqueta, o tantas como quieras, que indican temas relevantes. Por ejemplo, Año, origen, tema, proyecto. Y en lugar de guardar el documento en un archivo con cajones y clasificado, simplemente los dejas uno encima del otro, apilados.

Las ETIQUETAS tienen la característica que cuando las «llames», automáticamente se encenderán y parpadearan de modo que en la «pila» de documentos veras unas lucecitas que llamarán tu atención indicándote los documentos etiquetados. Y podrás acceder a ellos INMEDIATAMENTE sin buscar por las carpetas.

A veces, todavía organizo algunas cosas por CARPETAS (o sea CLASIFICO en lugar de INDEXAR) parece que la mente esta muy habituada a ese concepto y me cuesta olvidarme de ellas.

¿Y tu Clasificas o Indexas?

Realmente, poniendo una ETIQUETA por cada una de las supuestas carpetas que queríamos hacer ya lo tendríamos solucionado y nos evitaríamos mucho trabajo de clasificación.

Basta etiquetar cada elemento que entra en el sistema y apilarlo encima del siguiente.

¿Te imaginas la ganancia de tiempo y comodidad que representa trabajar así?

Seguro que todavía pensarás que «también ETIQUETAR es mucho trabajo»

Pues también tengo solución para ello y se llama ETIQUETADO AUTOMÁTICO.. pero esto es tema para otro artículo.

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¿Te Estás Comunicando Suficiente Con Tu Lista De Contactos?

Muchos de vosotros, probablemente, diríais que no os estáis comunicando con vuestra lista con la frecuencia que deberíais. ¿Por qué podríamos decir que no os comunicáis con más frecuencia?

Quizás habrás pensado: «No tengo una lista lo suficientemente grande como para comunicarme con ella». O, «No sé qué decir«. O «Pensarán que soy un vendedor demasiado agresivo».

Todas ésas son respuestas muy comunes, y están limitando el crecimiento de tu negocio. Por eso puedo sugerirte las siguientes recomendaciones:[thrive_lead_lock id=’3277′] 

Mantente en contacto con tu lista.

Hay tantos beneficios en estar en contacto con tu lista – de hecho, hay más beneficios para mantenerte en contacto con tu lista de contactos, que para no hacerlo.

Tus clientes potenciales y actuales necesitan saber de ti, y necesitan saber de ti «A MENUDO«.

Es imperativo que estés conectado con tu lista de forma regular para que puedas establecer familiaridad, construir relaciones, permitir que tu lista sepa que estás vivo y bien, y que estás teniendo clientes.
Y, por supuesto, cuando te comunicas con tu lista, tu objetivo número uno es dar primero valor.

En este artículo, me referiré a la respuesta más común que escucho, que es: «No sé qué decir”. Y te daré algunas ideas de cómo determinar la forma de hablar con tu listado de contactos en una base más regular.
Si no sabes qué decir, empieza primero por hacerte estas preguntas:

  • «¿Cuáles son los tres principales problemas de mi objetivo de mercado?»
  • «¿Qué les mantiene despiertos por la noche?»
  • «¿Qué es lo que más necesitan para mejorar sus vidas, trabajo, salud, relaciones, etc.?»

Si realmente te tomas el tiempo para responder a estas preguntas (y haz un listado), tendrás un montón de cosas de las que hablar con tus contactos. Responde a estas preguntas en forma de consejos, estrategias, recursos, incluso compartiendo una nueva perspectiva. Además, recuerda, estamos inundados de información en estos días. La gente apreciará que seas el que difunde en contenidos que se «deben saber».

No son necesarias obras maestras.

A menudo, la gente está paralizada, no escriben porque sienten que deben tener algo original que decir, algo brillante que ofrecer, o algo que cambie vidas, para compartir. ¡Wow! Eso es mucha presión. ¡Y por eso, la gente no escribe nada en absoluto! Así que en primer lugar, date un respiro y date cuenta que no tienes que decir ALGO PERFECTO, o enviar el MENSAJE PERFECTO para tu audiencia, CADA VEZ. No tienes que marcar un gol a a cada vez.

Sólo tienes que darle información a tu audiencia, y que la perciban como valiosa; después, mantenerte en contacto de forma regular, mientras que creas buena voluntad y fomentas las relaciones. Tu objetivo es simplemente mantenerte en contacto y estar siempre presente; y permitir a tus clientes potenciales la oportunidad de conocerte y ver que tienes una solución viable a sus necesidades. Y la mejor manera de hacerlo es mediante comunicaciones periódicas.

No te preocupes por escribir la próxima obra maestra. En lugar de ello, piensa en temas de los que hablar a tus contactos, en temas que puedan beneficiar la vida de tus clientes potenciales y actuales, y permanecer en su mente en todo momento.

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¡Tu Mejor Oportunidad de Negocio!

Seguramente estás buscando ¿cómo desarrollar tu negocio?, ¿cómo encontrar nuevas opciones para comunicar con tu cliente o prospecto?

Hay un aspecto que esta tan presente en la vida, que lo vemos tan corriente, que olvidamos, qué es el motivo de la mayoría de los conflictos, errores y desasociegos.

Afecta a TODO el mundo. Desde el profesional independiente, al directivo de multinacional. Desde la mamá dedicada a sus niños a la estrella de cine.

Esta presente en todos los conceptos de nuestras vidas, y tanto si eres persona, sociedad, o empresa lo sufres o lo disfrutas, eso depende de cada uno.  Y en tu caso …

[thrive_lead_lock id=’3277′]puede ser la mayor oportunidad de negocio y de gozo.

Tecnología

Sin este aspecto, los directivos empresariales todavía estarían dictando correspondencia a sus secretarias, y seguiríamos yendo a lavar al río. La tecnología es uno de los motores claves y afecta habitualmente todo el mundo.

La tecnología también ha afectado la forma en que nos comunicamos. Ya no es negocios marcar en un teléfono de disco, donde solo marcar los 9 dígitos era ya todo un ejercicio, y todo para recibir una señal de ocupado, una y otra vez hasta que consigues señal y hablar con esa persona. Ahora escribes lo que quieres decirle, pulsas en su foto, y al ratito recibe la información sin que tengamos que cruzar una palabra.

Necesidades Sociales

Los clientes que estaban satisfechos en el pasado con móviles GSM básicos, están deseando adquirir el último modelo con la fantástica nueva funcionalidad que desconocíamos hace 10 minutos. Las personas que se preguntaban donde se iban a ir de vacaciones, cuando tenían la sensación de seguridad profesional, cambian a plantearse como encontrar trabajo al ser despedida. Las necesidades del cliente cambian y crecen, la aparición de nuevas necesidades, requiere nuevos tipos de productos y servicios.

La Economía

La economía puede impactar organizaciones en ambos sentidos positivos y negativos. Una economía fuerte y creciente implica demanda de productos y servicios. Significará que las empresas contratarán más personal y nuevas instalaciones. Esto ofrece oportunidades para el personal, pero también representan nuevos desafíos. Una economía débil puede crear aún más problemas ya que las empresas se encuentran con la necesidad de tomar decisiones difíciles que pueden afectar a los salarios y beneficios de los empleados e incluso poner en peligro sus puestos de trabajo. La capacidad de gestionar los dos extremos del espectro son críticos para todos afectando a cada uno de los eslabones sociales – Directivos, Clientes, Trabajadores, Empleados – .

Globalización

El mundo de nuestros abuelos se limitaba a lo que podían recorrer en mula durante el día (o poco más). Nunca se les hubiese ocurrido que la fruta que estamos comiendo hoy estaba ayer cosechándose en Chile. Recuerdo cuando ser forastero en el pueblo, representaba venir del pueblo vecino. Y ahora es complicado identificar los que son nativos 100%.
Claro que habrás identificado de lo que estoy hablando..
De algo que NADIE puede evitar, que TODOS vivimos y que no deja nadie indiferente.
Se trata del CAMBIO evidentemente.

Por eso, si no estás satisfecho con lo que estas consiguiendo, te sugiero, que cambies.
Cambies tu manera de acercarte a tus clientes.
Cambies lo que les ofreces.
Cambies de lo que les hablas.
Cambies tu visibilidad.
Cambies donde te mueves.

Al fin y al cabo siempre estamos cambiando.
¿Por qué no aprovechar el cambio en lo que te beneficia?

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