Cómo reemplazar el 100% de tus documentos por una oficina virtual

El fin de los Documentos impresos..

También para el profesional y la pequeña empresa.

Durante muchos años he hablado en grandes empresas de «la oficina sin papel», y he participado en proyectos mastodónticos para sustituir la ingente cantidad de documentos que se generan en una empresa por un sistema digital.
Claro que como profesional no tienes tantos recursos, pero también te puedes beneficiar de una «oficina virtual» que le estuviese disponible en todas partes.
Hace ya muchos años (más de 15) que tengo virtualizado mi negocio y estoy feliz…

Recuerdo que mi gestor administrativo se sorprendía, y todavía se sorprende , cuando me pide algunos documentos y a los minutos los tiene disponibles.
Esta acostumbrado a que sus clientes habituales tengan que pasarse por su oficina a llevárselos en mano.

Desde hace años puedo:

  • Acceder a a cualquier documento desde cualquier parte, sin necesidad de volver a la oficina.
  • Buscar, sin agobiarme, la factura del servidor que compramos hace 5 años y que me reclama el seguro .
  • Comunicar a mi gestor todas las facturas, documentos que necesita sin tener que hacerle ninguna visita personal, excepto para tomarme un café con él.
  • Encontrar el contrato con el banco donde quedaban reflejadas las condiciones ventajosas que me habían ofrecido hace ya 4 años.

Organiza los Documentos

Básicamente soy un desastre guardando y organizando documentos. Los recibo y los amontono según van llegando¿Como puedo vivir con ese desorden?

Cuando trabajaba en grandes empresas, me admiraba la capacidad de «los archivadores» para organizar toda la documentación que entraba en la empresa y saber como localizarla con efectividad.

Claro que, mi negocio necesita unos costes más ajustados. No puedo contratar un secretario para que me archive los documentos. Incluso un asistente personal, prefiero que dedique su tiempo a actividades mas ventajosas. Es mucho más rentable aprender algunos trucos que te permite la tecnología y aplicarlos a tu vida habitual.

Y por eso me puse a buscar herramientas que me permitan encontrar en un par de clics cualquier factura, cualquier contrato, cualquier declaración. Pero comenzaré por explicar algunos conceptos fundamentales para usar estas herramientas o sistemas.  Si no, corremos el mismo riesgo que si cambiamos nuestro antiguo coche diesel por un híbrido fantástico que requiere lo último en gasolina refinada, y hacemos el lleno de diésel..

Todo comienza con dos términos que nos han cambiado la vida sin darnos cuenta:

  1. DIGITALIZAR: Es convertir las cosas a información digital. Puedo convertir documentos, fotos, música,..
  2. INDEXAR y ETIQUETAR: Se usan a menudo las palabras inglesas INDEX y TAG. Consiste en ETIQUETAR tus elementos y crear un un INDICE de donde se encuentran las cosas. Las ETIQUETAS o TAGS se conocen también como PALABRAS CLAVES o KEYWORDS en ingles.

¿Porque son tan importantes estos conceptos?

A continuación te explico..

 como te van a permitir trabajar de modo distinto.

DIGITALIZAR es la clave de la revolución actual. La fotografía, la música, los viajes, los recuerdos, etc.. todo es susceptible de ser digitalizado. Y una vez que las cosas están digitalizadas las puedo procesas con sistemas automatizados muy potentes y diversos.

Esto permite sobre todo:

  • Que este disponible donde quiera (si llega Internet)
  • Poder hacer copias Idénticas de modo inmediato
  • Poder buscar, manipular de la misma manera elementos independientemente de su origen. (Un informe, una factura, una fotografía, una música, etc)

Claro que lo que ocurre entonces es que comienzas a tener tanta información que no sabes donde la has dejado.

Te suena ese disco duro con tantas fotos, con tantos documentos que difícilmente encuentras lo que buscas.

Si eres de los organizados, para evitar esto, pasas buenos ratos clasificando la información. Creas carpetas donde vas dejando cada documento. Una carpeta para las documentos generales de la empresa (escrituras, poderes, avales), otra carpeta para las facturas de compras, otra para las facturas de ventas, y así organizas todo, a semejanza de la contabilidad que te hace tu gestor.

  • Y un día necesitas todos los documentos de una empresa en estos últimos 3 años.
  • O necesitas buscar todos los documentos relacionados con un proyecto concreto.
  • O sea que haces una clasificación pero solo te sirve para encontrar la información de una manera.

Las ETIQUETAS e INDEXAR te permiten trabajar de otra manera diferente.

Al recibir un documento, le pones una etiqueta, o tantas como quieras, que indican temas relevantes. Por ejemplo, Año, origen, tema, proyecto. Y en lugar de guardar el documento en un archivo con cajones y clasificado, simplemente los dejas uno encima del otro, apilados.

Las ETIQUETAS tienen la característica que cuando las «llames», automáticamente se encenderán y parpadearan de modo que en la «pila» de documentos veras unas lucecitas que llamarán tu atención indicándote los documentos etiquetados. Y podrás acceder a ellos INMEDIATAMENTE sin buscar por las carpetas.

A veces, todavía organizo algunas cosas por CARPETAS (o sea CLASIFICO en lugar de INDEXAR) parece que la mente esta muy habituada a ese concepto y me cuesta olvidarme de ellas.

¿Y tu Clasificas o Indexas?

Realmente, poniendo una ETIQUETA por cada una de las supuestas carpetas que queríamos hacer ya lo tendríamos solucionado y nos evitaríamos mucho trabajo de clasificación.

Basta etiquetar cada elemento que entra en el sistema y apilarlo encima del siguiente.

¿Te imaginas la ganancia de tiempo y comodidad que representa trabajar así?

Seguro que todavía pensarás que «también ETIQUETAR es mucho trabajo»

Pues también tengo solución para ello y se llama ETIQUETADO AUTOMÁTICO.. pero esto es tema para otro artículo.

Clica aquí si quieres aprender más conmigo. 
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